Dicen que fue el físico y matemático británico William Thomson Kelvin quien dijo: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. Dígalo él o no, es real, y al parecer solemos ser buenos utilizando estadísticas y datos, pero no tan buenos interpretando, analizando o utilizando esa información para la toma de decisiones.

En el ámbito bibliotecario, los datos hablan, advierten y debemos actuar: ¿no hemos notado cómo bajan los datos de consultas y préstamos de libros en nuestras estadísticas? ¿Cómo incluso los datos de uso de las bases de datos se están viendo afectados?

¿Quién dinamiza el uso de los recursos en una biblioteca universitaria?

Cada vez que se tiene visita de pares académicos, la mirada gira a los datos estadísticos de la biblioteca, con la preocupación de querer mostrar un uso que no se evidencia.

Los datos de uso por parte de los profesores no son muy satisfactorios, incluso con resultados de 0 (cero) en algunos programas, maestrías y doctorados. Ahí viene la importancia de tener datos reales, con nombre y apellido, con tipo de usuario identificado: estudiante y profesor; sin especulaciones intentando ser optimistas: “ni vaso medio lleno, tampoco medio vacío”, los datos que son.

Los bibliotecarios no pueden hacer la labor de otros, son los programas académicos –profesores y estudiantes— quienes dinamizan los datos de la biblioteca con su uso. Los bibliotecarios deben aprender a interpretarlos y mostrarlos, pero no como simples datos. Un ejemplo de lo que no se debe hacer:

¿Qué indican esos datos? ¿Cómo se interpretan? ¿Cómo se comparan para saber si suben o bajan? ¿Qué usuarios consultan más? ¿Qué recursos son los más utilizados? ¿Costo-beneficio?

Ejemplos sencillos que empiezan a contar o decir algo: “En los tres últimos años se evidencia un aumento en el uso de los recursos digitales por parte de estudiantes y profesores, lo cual tiene varios significados, entre ellos: los recursos digitales suscritos están teniendo un mayor impacto en el desarrollo académico, la calidad del acceso remoto es clave y la facilidad de acceso al sitio web desde cualquier dispositivo debe seguirse mejorando.” Tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Y crecería la importancia de esos datos y otros que se generen con resultado de:

• Número total de profesores adscritos a la facultad vs número de profesores de la facultad que utiliza recursos de la biblioteca; también nos indicará los que no hacen uso.

• Número total de profesores adscritos al programa vs número de profesores del programa que utiliza recursos de la biblioteca; también nos indicará los que no hacen uso.

• Número total de estudiantes adscritos a la facultad vs número de estudiantes de la facultad que utiliza recursos de la biblioteca; también nos indicará los que no hacen uso.

• Número total de estudiantes adscritos al programa vs número de estudiantes del programa que utiliza recursos de la biblioteca; también nos indicará los que no hacen uso.

Así, se pueden generar otros datos de interés tanto para las bibliotecas como para los programas académicos, puesto que los docentes también pueden hacer sus propios análisis y tomar decisiones.

Otros datos a analizarse son: total de libros nunca prestados (toda la colección), y total de libros prestados por año frente a la cantidad de veces que se prestó cada uno.

Lo explico con un ejemplo real: En el año 2017 la biblioteca universitaria prestó 15 778 libros, de ellos 7 604 libros se prestaron una vez; 3 227 dos veces, 1 589 tres veces… y así consecutivamente. Basta este pequeño ejemplo para identificar que de los 15 778 libros que circularon, 12 420 se prestaron entre 1 y 3 veces al año. Es decir, el 78% de los préstamos.

En el año 2018 la biblioteca prestó 12 584 libros, de ellos 5 877 solo se prestaron una vez, 2 641, dos veces y 1 337 tres veces. Es decir, el 78% de los préstamos.

Y finalmente en el 2019, la biblioteca prestó 9 444 libros, de ellos 4 579 libros se prestaron 1 vez, 1 971 dos veces y 1 007 tres. Es decir, el 80% de los préstamos.

En 2020, no se generaron datos en la biblioteca física, ya que estuvo limitada al público por la pandemia.

Otros resultados que se derivan de esa información:

Si analizamos los tres años 2017, 2018 y 2019, encontramos otro dato interesante: año tras año los préstamos de libros impresos van disminuyendo: 15 778 => 12 584 => 9 444, y el porcentaje de préstamos se mantiene en promedio, pero es poco frente a la cantidad de personal con el que se cuenta para atender dichas necesidades.

Si comparamos estos datos con el número total de la colección, 46 000 libros, tenemos que para en 2019 se utilizó aproximadamente el 20% del total de la colección que integra la biblioteca. Tenemos un 80% de libros que no circula. ¿Por qué?

También sirvió para identificar: los libros más utilizados, que en nuestro caso fueron cálculos y diccionarios de inglés; las áreas más y menos consultadas; saber que las obras de literatura tienen un bajo uso. Y así, datos y datos que cuentan historias, que generan hechos que debemos atender y actuar frente a ellos.

Las estadísticas y datos de uso que nos permitan tomar acciones de mejora, determinar el estado e impacto de la biblioteca universitaria en la comunidad académica y a los programas, actuar y determinar el futuro de las colecciones próximas a suscribir. Datos que invitan a reinventarse, no solo a las bibliotecas, sino también a las universidades.

Artículo escrito por Jairo Hernán Díaz Arias